Privacy

In onze privacyverklaring leest u onder andere over zaken als geheimhouding, privacy, identificatieplicht, hoe we omgaan met patiëntendossiers, financiële gegevens en de plichten die wij als kliniek hebben. Heeft u vragen of opmerkingen over deze verklaring? Neem dan contact met ons op.

Identificatieplicht

Zorgverleners zijn wettelijk verantwoordelijk voor het vaststellen van de identiteit van de patiënt. Patiënten worden gevraagd om bij ieder bezoek aan onze kliniek (paspoort, rijbewijs of identificatiepas) en de verzekeringsgegevens mee te brengen. Identificatie kan ook worden gevraagd in verband met de juiste registratie in het patiëntenbestand en ter voorkoming van misbruik van patiëntendossiers en verzekeringsgegevens. Om veilige zorg te garanderen zijn wij verplicht om steeds opnieuw uw identiteit te controleren. Daarom maken wij bij de eerste afspraak een foto van u, die wij opslaan in het medisch dossier. U bent niet verplicht om een foto te laten maken.

Welke gegevens bewaren wij en met welk doel?

1. Patiëntendossier

Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat wij een medisch dossier aanleggen. Wij doen dit in lijn met de Wet op de Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dat wil zeggen dat wij uw gegevens alleen gebruiken voor het verlenen van medische zorg en de bijbehorende administratie en dat wij uw gegevens beveiligen tegen inbreuk door derden. In dit elektronische patiëntendossier worden alle over uw verzamelde gegevens elektronisch vastgelegd, zoals:

Algemene gegevens:

• Contactgegevens, zoals uw naam, adres, telefoonnummer(s), emailadres, geboortedatum, BSN nummer;
• Gegevens van uw huisarts en apotheek;
• Legitimatiebewijs;
• Pasfoto (indien gewenst);

Medische gegevens, medisch dossier: 

• met daarin consultverslagen, operatieverslagen, correspondentie met huisarts of andere verwijzer, voorgeschreven medicatie, relevante voorgeschiedenis, uitslagen van medisch onderzoek, foto’s, medische vragenlijsten.
• Medische vragen, zoals uw medische voorgeschiedenis en medicatiegebruik.

Deze informatie is van essentieel belang voor uw arts en eventueel de anesthesioloog om uw gezondheid te kunnen inschatten en hun behandeling daarop af te stemmen.  Uw medisch dossier wordt 20 jaar na uw laatste bezoek bewaard.

2. Kwaliteitsgegevens

Om de kwaliteit en veiligheid van onze zorgverlening te waarborgen, hebben wij diverse procedures en (controle)systemen ingericht en nemen wij deel aan (landelijke) registratiesystemen voor de zorg. Het gaat hierbij om interne audits, een patiënttevredenheid- en ervaringsonderzoek en PROMS. Er wordt toestemming gevraagd voor deelname aan interne audits. Voor het deelnemen aan patiënttevredenheid- en ervaringsonderzoek en PROMS kunt u zelf aangeven of u dat wilt. Tenslotte vragen we geen toestemming bij verwerkingen waarvoor wij een wettelijke verplichting hebben om te melden zoals zorgcalamiteiten of infectieziekten.

3. Financiële gegevens

In sommige gevallen moet uw zorg worden gedeclareerd bij de zorgverzekeraar. Hiervoor worden diagnosegegevens en uitgevoerde activiteiten gekoppeld aan declaratiecodes. Dit doet de behandeld arts. Financiële gegevens worden 7 jaar bewaard.

4. Overige gegevens

Telefoongesprekken

Alle telefoongesprekken met de kliniek worden elektronisch opgenomen en bewaard. Deze gesprekken worden na 13 maanden verwijderd. De gesprekken worden vertrouwelijk behandeld en vallen onder het medisch beroepsgeheim. De gesprekken worden opgenomen voor kwaliteitsdoeleinden. Ook bij fouten of klachten kunnen de gesprekken beluisterd en beoordeeld worden.

Cookies op onze website

Op onze websites gebruiken wij functionele, analytische en tracking cookies, bijvoorbeeld om de website te verbeteren. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Waar nodig wordt uw toestemming gevraagd voor het plaatsen van cookies. Als u onze website bezoekt kunt u bepaalde persoonsgegevens opgeven. Persoonlijke gegevens die u via onze website invult, zoals naam of adres, gebruiken wij uitsluitend voor het doel waarvoor u ze aanlevert. Bijvoorbeeld om met u in contact te komen of om informatie toe te sturen. 

(Persoons)gegevens voor de volgende doelen:

• het verzenden van informatie over onze events
• bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren of onder de aandacht te brengen
• informeren over (wijzigingen van) onze diensten en producten

Wie hebben er toegang tot uw gegevens?

1. Gegevens

Zorgverleners die direct betrokken zijn bij uw zorgverlening hebben toegang tot uw gegevens. Voor medische noodgevallen buiten kantoortijden heeft de dienstdoende arts ook toegang tot uw gegevens. Voor een behandeling moet u vooraf schriftelijk toestemming geven. Hiermee geeft u aan goed geïnformeerd te zijn voordat de behandeling wordt uitgevoerd. 

Als u een consult of behandeling heeft gehad, wordt dit via een beveiligde verbinding doorgegeven aan uw eigen huisarts. Als u bent doorverwezen door een andere zorgverlener dan uw huisarts, versturen we ook de verwijzer een terugkoppeling. Zo blijven de huisarts en andere verwijzers op de hoogte van de behandeling bij onze kliniek. Ook kunnen wij met uw toestemming gegevens uitwisselen met andere zorgverleners zoals ziekenhuizen, apotheken, etc. Wilt u niet dat uw huisarts op de hoogte wordt gesteld van uw bezoek aan onze kliniek, of dat uw gegevens gedeeld worden met andere zorgverleners, dan kunt u dit tijdens het consult aangeven. Uw gegevens worden dan niet doorgestuurd.

Wij leveren geanonimiseerde en geaggregeerde data over onze zorgverlening aan een aantal registratiesystemen:

• Zorginstituut Nederland. Klik hier om hun website te bezoeken.
• Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. Meer informatie over het toezicht op klinieken vindt u hier.
• Landelijke registratie zorg bij de Dutch Hospital Data, u leest er meer over op de website van DHD.
• De NOG  (Nederlands Oogheelkundig Genootschap). Bekijk hun website hier. 

2. Kwaliteitsgegevens

Interne auddits

Door middel van interne audits controleren wij of er op de juiste manier gewerkt wordt en of er nog dingen verbeterd kunnen worden. Tijdens een audit kan het mogelijk zijn dat inzage in uw medisch dossier noodzakelijk is, en kunnen de interne auditoren u ook persoonlijk vragen stellen. Met de uitkomsten van deze audits kunnen we onze processen verbeteren en onze medewerkers verder opleiden en trainen. In de uitkomsten/rapportages van deze audits zijn geen persoonsgegevens terug te vinden. Uiteraard hebben al onze medewerkers een geheimhoudingsplicht.

Onderzoek naar tevredenheid en ervaringen patiënten

Om onze kwaliteit van zorg verder te verbeteren doen Wij patiëntervaringsonderzoek (PREM). Dit zijn vragenlijstonderzoeken die anoniem door u ingevuld kunnen worden. De gegevens uit de PREM worden niet aan andere partijen verstrekt en zijn enkel bedoeld voor interne kwaliteitsverbetering. Geanonimiseerde gegevens worden besproken in het artsenoverleg, om te leren van elkaars ervaringen. Hierdoor blijven we continue de zorg verbeteren.

PROMS

Met PROMS meten we of uw behandeling het beoogde effect heeft gehad. Dat is belangrijk voor ons om te weten zodat we goede zorg verlenen. Daarnaast anonimiseren we deze gegevens en leveren we op vestigingsniveau of instellingsniveau gegevens aan kwaliteitsregistraties, zorgverzekeraars of verwijzers. Denk aan: “XX procent van onze patiënten ervaart minimaal een verbetering van meer dan 75% na een operatie”. Daarnaast gebruiken we deze gegevens voor interne kwaliteitsverbetering. Geanonimiseerde gegevens worden besproken in het artsenoverleg, om te leren van elkaars ervaringen. Hierdoor blijven we continue de zorg verbeteren.

Kwaliteitsvisitaties en externe audits

Ter bevordering van de kwaliteit van onze zorg vinden naast de interne audits ook kwaliteitsvisitaties (intercollegiale toetsing) en externe audits door externen plaats. Onderdeel van deze visitaties en externe audit kan een dossieronderzoek zijn, waarbij via een aselecte steekproef cliëntendossiers worden geselecteerd. Deze visitaties en externe audits worden alleen uitgevoerd door personen die zelf ook een geheimhoudingsplicht hebben. In het kader van de registratie van onze medisch specialisten vinden verplichte kwaliteitsvisitaties plaats door de wetenschappelijke verenigingen van de verschillende specialismen. De externe audit vindt plaats in het kader van ons keurmerk ZKN. De inzage in uw dossier wordt altijd vastgelegd.

3. Financiële gegevens

Voor het declareren van behandelingen kan het nodig zijn dat de medewerkers van de financiële afdeling inzage krijgen in uw gegevens, om te controleren of er een volledige en juiste declaratie wordt verzonden. Zij controleren uw naam en adres, poli gegevens, de verwijzing en andere registraties die van belang zijn voor een juiste declaratie van de geleverde zorg aan de zorgverzekeraar. Interne rapportages bevatten nooit gegevens die tot een patiënt zijn te herleiden.

4. Overige gegevens

Calamiteiten

Ondanks dat wij ons uiterste best doen om uw behandeling zo veilig mogelijk te laten verlopen, kan er altijd iets mis gaan. In medische noodgevallen kan het noodzakelijk zijn, dat u wordt overgeplaatst naar een naburig ziekenhuis. De relevante onderdelen uit uw medische dossier worden dan overgedragen aan het ziekenhuis. Gezien de medische spoed, kunnen wij op dat moment daar geen specifieke toestemming voor vragen. In het geval van een medische calamiteit in de kliniek is de organisatie verplicht melding te maken bij de Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd. Wij stellen u altijd op de hoogte indien wij een melding doen die u betreft. Wij moeten bij een melding aangeven welke patiënt betrokken was bij de calamiteit (naam, geboortedatum, adres en telefoonnummer). Wanneer u in geval van medische spoed buiten onze openingstijden, ons spoednummer belt, krijgt u een medewerker van de Zorgcentrale aan de telefoon. Zij registreert uw naam, geboortedatum en het telefoonnummer waarop u bereikbaar bent. Daarnaast noteert zij een korte omschrijving van uw spoedvraag. Deze gegevens worden aan de arts verzonden om hem te informeren over het telefoongesprek, of u eventueel aan de dienstdoende arts door te verbinden. Omdat het een medisch spoedgeval betreft, en snelheid van belang kan zijn, wordt er niet expliciet om uw toestemming gevraagd voor de registratie van bovenstaande gegevens. 

Klachten

Voor het afhandelen van klachten heeft de klachtenfunctionaris inzage in uw gegevens, vanaf het moment dat u een klacht indient of via een externe instantie, zoals de Geschillencommissie Zorg, Inspectie voor Gezondheidzorg en Jeugd, tuchtcollege of rechtbank en/of (letselschade-) advocaat. De klachtenfunctionaris handelt de klachten zelfstandig af, maar kan bij complexe klachten inhoudelijk advies vragen bij de operationeel manager of een medisch specialist. Hierbij worden uw persoonsgegevens zorgvuldig en zo veel mogelijk geanonimiseerd behandelend.

Welke rechten heeft u?

U heeft recht tot inzage in uw medisch dossier. Wanneer blijkt dat persoonlijke gegevens niet kloppen heeft u het recht om deze door ons te laten corrigeren of te laten verwijderen. Hierbij kan het voorkomen dat het niet mogelijk is om (volledig) te voldoen aan een verzoek (bijvoorbeeld als inzage leidt tot een inbreuk op de privacy van anderen). U heeft recht op een kopie van de gegevens uit het patiëntendossier. U heeft het recht de kliniek te verzoeken uw gegevens door te sturen naar een andere arts, een medische instelling of zorgverzekeraar. Ook kunt u iemand machtigen het dossier namens u in te zien of namens u een afschrift te vragen. Uw dossier wordt 20 jaar bewaard vanaf het laatste consult.

Kopie patiëntendossier aanvragen

Wilt u een kopie van het dossier hebben? Neem dan contact met ons op. Wanneer u een dossier van iemand anders wilt hebben (bijvoorbeeld kinderen of ouders die u verzorgt), moet u een bewijs van toestemming van de betreffende patiënt overleggen (een schriftelijke machtiging of een bewijs van vertegenwoordiging).

Inzage aanvragen

Inzage kunt u rechtstreeks aanvragen bij de behandeld arts in de kliniek, bijvoorbeeld als u hem of haar spreekt tijdens het consult. Wilt u op een ander moment het dossier inzien dan kunt u dat telefonisch of schriftelijk aanvragen. Als u het dossier van iemand anders in wilt zien, dient u een bewijs van toestemming van de betreffende patiënt te hebben.

Inzicht in uw gegevens

Artsen, verpleegkundigen, operatieassistenten en medewerkers van de kliniek die bij de directe zorgverlening zijn betrokken, mogen uw gegevens inzien. Zij gebruiken hiervoor een speciale inlogcode. Zij hebben alleen toegang tot die gegevens in het dossier die noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van hun taak en dit wordt ook geregistreerd. Artsen hebben beroepsgeheim en andere medewerkers van de kliniek hebben een geheimhoudingsplicht. Uw privacy is gewaarborgd.

Plichten van onze kliniek

Wij zijn verantwoordelijk voor de beveiliging van de persoonsregistratie. Wij hebben maatregelen getroffen om verlies/aantasting van gegevens tegen te gaan en om te voorkomen dat gegevens door onbevoegden worden ingekeken of veranderd. Ook zijn strenge maatregelen opgesteld voor het gebruik en de beveiliging van de gegevens in het elektronisch patiëntendossier. Wij zijn aansprakelijk voor eventuele schade veroorzaakt door het niet naleven van de bepalingen uit de Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij hebben ICT-leveranciers ingeschakeld voor het onderhoud en beheer van onze informatievoorziening. Wij hebben deze leveranciers zorgvuldig geselecteerd en met hen duidelijke afspraken gemaakt over geheimhouding en beveiliging. Wanneer het – ondanks onze maatregelen – mocht gebeuren dat derden ongeautoriseerd toegang krijgen tot uw gegevens, dan melden wij dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klachten of vragen

Spectrum Oogzorg is een zorginitiatief van Sandstep Healthcare. Deze organisatie heeft een Functionaris gegevensbescherming. U kunt met de functionaris contact opnemen via 088 – 8910089 of mailen naar privacy@sandstephealthcare.nl. Heeft u vragen over de privacy en veiligheid van uw persoonsgegevens? Dan kunt u altijd contact met ons opnemen. Ook als u vermoedt dat er een datalek heeft plaats gevonden, of u komt een zwakte in ons privacy beleid tegen, vernemen wij dat uiteraard graag. Dat mag ook anoniem. Als het om gevoelige informatie gaat willen we u vragen de e-mail versleuteld aan ons de versturen.